Organització i gestió de processos d'una empresa de gestió d'ajuts públics de R+D+i

Abstract

ASET solutions és una empresa consultora especialitzada en la gestió d’ajuts públics de R+D+i que porta a terme tota l’activitat, des de la preparació de la sol·licitud i redacció de la memòria tècnica per demanar l’ajut, a la justificació econòmica i tècnica del projecte, fins al tancament del mateix. La gestió de tots aquests processos és complexa i requereix una comunicació constant amb els clients, així com amb els organismes públics que concedeixen els ajuts. Per tant, condicionants d’activitat i d’empresa es combinen i com a resultat fan imprescindible delimitar l’organització de l’empresa ASET solutions i definir clarament els diferents processos de l’activitat de la companyia, així com l’elaboració del mapa de processos. D’aquesta manera, la delimitació de l’organització i la definició dels processos serviran per determinar els principals processos i les tasques que s'han de dur a terme en cada procés, així com qui són les persones o rols que les executaran. Per portar-ho a terme, primerament es presenta informació referent a l’organització de l'empresa, així com dels possibles models d'organització i l’opció que més s'adequa a l’empresa. Al mateix temps, s’estudien les característiques particulars de l’empresa (missió, valors, clients, metodologia, organigrama, relacions, etc.) i es defineixen els diferents rols dins la companyia. Posteriorment s’elabora una proposta de mapa de processos, així com la definició de cadascun dels processos i les seves característiques (restriccions, tasques, rols, notificacions, etc.) tenint en compte totes les característiques de l’empresa. I a continuació, es perfecciona tant el mapa com la definició dels diferents processos mitjançant diverses iteracions amb la Direcció de la companyia. Finalment, en base al mapa de processos i als diferents processos definits es detalla un exemple d’us en un cas concret per poder veure l’aplicació pràctica del mateix.

ASET solutions is a consulting firm specializing in the management of public funding of R&D, which carries out all the activities, from the preparation of the application and the writing of the technical report, through the technical and economic justification of the project, until the close of it. Managing all of these processes is complex and requires constant communication with clients as well as public agencies that grant these funding. Therefore, determinants of activity and business combine and as a result make it essential to define the organization of the company ASET solutions and clearly define the various processes of the activity of the company, as well as preparing the process map. Thus, the delimitation of the organization and the definition of the processes will serve to determine the main processes and tasks to be carried out in each process, and who are the people or roles that execute them. To carry it out, first of all, information about the organization of the company is presented, as well as the possible organizational models and the option that best suits the company. At the same time, the characteristics of the company (mission, values, customers, methodology, organization, relationships, etc.) and the different roles within the company are studied. Subsequently, a proposal of process map is developed, as well as the definition of each process and its characteristics (constraints, tasks, roles, notifications, etc.) taking into account all the characteristics of the company. And then, both the process map and the definition of the different processes through various iterations with the direction of the company are improved. Finally, based on the process map and the different processes defined an example of use in a specific case is detailed to understand the practical application of it.